《把時間當作朋友》2:了解現實與任務管理

我們來繼續分享《把時間當作朋友》這一本書。上一篇我們講到〝沒有人能管理時間,你真正能管理的只有你自己〞,而我們在執行任務的時候,常常會有一些意外因素 ( 可能是不熟悉、未知領域、過度自度…等等 ) 使得自己陷入困境,為了讓自己如期完成,而迫使我們找尋捷徑,卻也讓自己又陷入了另一個困境。而這一接踵而來狀況使得我們浮躁,而讓事情變得愈來愈糟糕,這個就我們常常面對到的現實。

  

一、現實是什麼


對於沒有辦法接受現實的人來說,只有一種方式能應對,就是逃避。不過雖然現實難以接受,但是要開啟自己的心智,就必須得接受它。哪些現實我們一定要正視呢?下面我們列出了三條。


第一條,速成絕無可能。


無論做什麼事情都需要時間,有些階段就是無法跨越的。

學習新技能,獲得資源,達到目標,改掉壞習慣,都需要時間。既然沒有人能夠速成,那正確的方式是什麼呢?答案就是一個字〝換〞,想要什麼就拿已有的東西去交換。如果什麼資源也沒有,那就要先把手上的資源用好,積累到一定程度,再去換自己想要的。

者還講到了一個輔助手段,就是當你每次想到〝我要什麼〞的時候,馬上提醒自己要去想〝我有什麼〞,這樣能幫助自己戒掉急躁的速成心態。


第二條,完美並不存在。


比如作者在做諮詢工作的時候發現,越是能力差的人,越是有那種不現實的、脆弱的完美主義傾向;越是沒有常識的客戶提出的要求越不靠譜,因為不懂,所以就胡亂提要求,他們的完美全憑想像,所以經常受到現實的打擊,就會表現得很脆弱。

還有很多人因為害怕做不到完美,就遲遲不肯動手,還找藉口說這是做不好就不做的態度。實際上沒有什麼事是一下子就能做到完美的,即使完成的事也不可能完美,我們要接受完美並不存在這個客觀的現實。


第三條,未知永遠存在。


很多人在學習新事物時,害怕未知,希望一切盡在掌握,總想什麼都搞懂,所以常常會給自己帶來巨大的心理壓力。比如有人想做一款App,他就總想把所有的知識全搞懂才開始動手,這就有點像鑽牛角尖,因為總有新的東西是未知的。如果不能接受這一點,就容易產生焦慮,導致失去理智,做出令自己追悔莫及的決定。所以,我們應該先接受未知的存在。

怎麼接受呢?我們可以嘗試把未知分成兩種,一種是永遠解決不了的,這類問題對我們的意義並不大,可以直接忽略;另一種是在可預見的未來也許能解決的,這類問題才是我們要關注的重點,要把精力放在這些問題上。

  

二、任務管理


很多人做事沒效率,容易半途而廢,李笑來認為本質上是任務管理出了問題。如何做好任務管理,我們分享三點心得。

  

第一點是要正確的估算時間。

在時間管理領域有一個法則,意思是說完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間,就算制定計劃的時候考慮到這個法則,也不能避免這種情況發生。為什麼會這樣呢?因為很多人在製定任務時總會忽略一個重要的因素,就是不去判斷自己對這個領域是否熟悉。對於熟悉的領域,因為積累了豐富的經驗,了解各個環節需要的時間,估算起來就相對容易。但是很多任務人們是沒有任何經驗的,在執行的時候就會遇到各種各樣的意外,會發現總有新問題要解決。

那麼怎麼正確地估算時間呢?我們首先要積累各種知識。各學科的知識都是密切相關的,想順利完成任務,只掌握一方面的知識是不夠的,還需要了解跟它相關的各種知識。比如想讀懂一篇英文文章,除了知道單詞的意思,還需要掌握語法知識、邏輯知識、學科背景、文化背景等等。然後,要親自去做一遍,積累經驗,把陌生變成熟悉,這是解決意外的唯一方法。如果還是不由自主地低估完成任務所需的時間,那就假設每件事都要比預想的花費更多的時間,接受這個事實可以避免被截止日期壓迫的恐慌感。

  

第二點是要記錄時間開銷。

在做任務管理時,很多人還有一個困惑,就是不知道自己的時間花在哪了,所以沒法做出合理的任務清單。怎麼解決這個問題呢?李笑來建議通過記錄時間開銷,磨練自己對於時間的感知力。

要做到兩件事。一是記錄〝事件-時間日誌〞,也就是詳細地記錄每天做了什麼事,每件事花費了多少時間,記錄要精確到分。二是堅持記錄,如果只記錄某一天的日誌是沒有用的,要記錄一周、一個月、一年甚至更久。

在開始時,你可能會覺得這麼做有點麻煩,養成習慣的過程也可能會有點辛苦,但是只有盡力去了解時間以後,才能更好地安排時間,充分利用時間。

  

第三點是要建立完整的任務管理流程,包括計劃、列表、預演和驗收。


俗話說〝凡事預則立,不預則廢〞,可見計劃是成功的前提。很多人明白這個道理,也試圖去製定計劃,但最後還是失敗了,為啥呢?因為有些人制定的計劃根本沒有可行性,比如,一個只會 200 個英文單詞的人,想在六個月內,每天只複習 2 個小時,然後在托福考試中拿高分;他們忽略了現實的局限以及積累的作用。

那怎樣制定現實可行的目標呢?李笑來建議先用這兩點來衡量目標是否現實:一是已經有人做到了,二是我與那個人沒有太大的差距。如果符合,立刻行動,在行動中再調整糾錯。對於計劃,李笑來的另外一個建議是做短期計劃而不是長期計劃。一方面是因為製定長期計劃是一件需要長期訓練才能完成的事情,另一方面是因為我們處在一個劇烈變化的年代,誰都無法預料哪怕一周以後會發生什麼。而且,個體本身也在不斷成長迭代,變換想法。所以,制定一個現實可行、方向確定的一周計劃,堅持完成它,對我們來說,比隨意制定一個一年計劃更有意義。當制定計劃的能力積累得足夠多時,再嘗試制定兩週計劃、月計劃甚至更長的計劃。

再來看列表。列表的好處是幫助我們井井有條地組織任務,更高效地利用時間。比如你決定去超市購物,就在列表上列出所有要買的東西,到了超市直奔目標,買完一樣劃掉一樣,這樣既能節省時間,又能防止漏買哪樣東西。那怎麼製作列表呢?建議先要選擇容易攜帶、可以隨時拿出來寫寫畫畫的列表工具,比如紙和筆。列表的內容不必太追求完美,想到了就記下來,只要自己能看懂就行。列表一旦開始執行就要執行到底,即使執行過程中產生了新的想法,也不要隨意改變,而是把新想法放在下一階段列表中,然後繼續把精力放在正在進行的列表中。

我們從小就被教育在做事情之前要做充分的準備,至於準備到什麼程度算充分,大家卻說不太清了。這邊提供了一個方法,就是在具體執行任務之前,針對某一場景進行流程設計和預演。比如,給重要的客戶打電話之前,先確認對方是否方便接電話,列好通話要點,預測對方將會問哪些問題,想好答案,在手邊放上紙筆,隨時記錄通話過程中有價值的信息等等。越是重要的事情就越需要去設計流程,反覆預演每一個步驟,調整細節,這樣做能夠幫我們及時發現問題,減少犯錯,在任務中表現得更出色,這才是我們所說的做最充分的準備。

很多人制定了計劃,也進行了預演,但最後任務還是不了了之,其實本質原因是沒有給自己設立一個驗收機制。怎麼落實這個機制呢?方法是在任務開始前就寫出每一個項目的驗收標準。前面我們討論過,這時候要避免掉入完美主義的陷阱裡,不要給自己設置太高的目標,也不能完全沒有標準,最好是稍微努力一點就能達到的標準。其實等於是給自己的任務加上了一個進度條,完成之後可以前後對比一下,真實的情況和預想的有什麼樣的區別。這種簡單的方法可以讓我們在完成任務時更有耐心,更有成就感,並且會不由自主地更加專注,這樣就能避免做事虎頭蛇尾的情況了。


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《把時間當作朋友》1:困境與現實

本周想要來分享的書籍是《把時間當作朋友:沒有人能管理時間,你真正能管理的只有你自己》,在這一本書想要嘗試一個新的分享方式,來嘗試這樣的風格是否效果更好。

一、時間

這一本書當中的第一個重點是:〝時間〞,要來談論時間之前,我們必須先了解一些概念。


時間有多珍貴?每個人對時間願意付出的代價不同,對一個無所事事的人而言,用 100 元買他一個小時的時間,他可能就願意賣了;但對一個生命只剩一個月的人,你用 10,000 元買他一個小時,他都不願意賣,因為剩下來的時間對他來說,非常重要;所以,時間越緊迫就越珍貴。


我們世面上很多談到〝時間管理〞的文章,讓我們以為這些時間都屬於我們自己,例如離任務完成我們還有 24 小時,但事實上,沒有人能管理時間,時間也不聽從任個人的管理,它只會自顧一如既往的流逝。我們真正能做到管理的,〝只有自己〞。

  

二、困境


我們常常會遇到〝時間不夠〞的狀況,尤其是在工作實務上,我們總是有希望能夠如期的完成任務,但往往我們總是會受到一些因素干擾或是自制力不足,而導致進度延後,使我們陷入了困境。


當我們發生了「沒時間了」的恐慌,這時候有兩種可能的情形發生:

1. 發揮超人的專注與勤奮

每當我們到最後一刻的時候,往往就會激發我們的潛能,發揮 200% 的專注度來完成任務,但通常這種屬於〝短期事件〞,例如〝小考〞、〝趕作業〞…等等,通常比較大型的,需要花費更多的時間的項目,我們就沒辦法用這樣的狀態來完成。

2. 尋找捷徑

在一開始設定專案的時候,我們發現需要 2 個月完成,但後來因為自己打混,只剩一個月時間的時候,我們通常不是發揮自己的 200% 專注度度,因為要持續 1 個月用 2 倍的精力來完成,我們無法辦到,所以這時候對我們而言的最佳決策是〝尋找捷徑〞,而我們沒有想到的,往往是這個〝尋找捷徑〞的思路,讓我們真正陷入了〝困境〞。

  

三、現實


浮躁:做什麼事都想速成

在面對短期目標時,總想著付出了馬上就有收穫,顯得急功近利。比如,昨天才開始節食減肥,卻想著今天就能暴瘦幾公斤。所以我們要學會〝戒驕戒躁〞,對我們大數人來說,首先要先「戒躁」、才有機會「戒驕」。

期望速成,有兩個主要微觀的原因:第一,人希望自己的慾望馬上得到滿足的天性。這種差別也可以解釋為什麼一些人比另外一些人迷戀賭博 ー 因為這些人比另外那些人更想要甚至需要馬上知道結果。這是一個「先享受」的時代,並且人人如此。第二,也是浮躁的根源,就是很多人不懂「有些階段就是無法跨越」這個道理。因此,他們才那麼不現實地希望找到一個方法。


除了上述兩個原因,還有一個宏觀的原因:滿意度下降。大多數人對自己的滿意程度從 15 歲左右就開始持續下降,這大抵是不再「無知無畏」造成的。直到 45 歲才漸漸脫離苦海,曲線開始上揚。在這漫長的 30 年裡,自我滿意度下降所造成的浮躁,形成了巨大的心理壓力。越是浮躁,就越是對自己的現狀不滿;越是對自己的現狀不滿,就越是浮躁。更大的問題在於,大多數的人並不知道幾乎所有的人都是這樣,相反,現實好像總是提醒我們,有些人過得比我們好多了。


總的來說,一方面是自己欲望無限,一方面是要完成的事情太多,一方面是自我滿意度不斷下降 ー 這就是人們總是不由自主地期望速成的根源。所以必須告訴自己:〝我有不足,我需要時間,我沒辦法一蹴可幾。〞

〝交換〞才是硬道理

我們要知道,欲望從來不會消滅,只會不斷增加。大多數人之所以會浮躁,是因為他們一沒有積累,二沒有方法和經驗。我們必知道,速成不可能,我們只有一個方法:〝換〞。積累多的人之所以穩健,是因為對他來說,「我要」的欲望可以用「我有」的東西來滿足。


而〝換〞有一個實際的方法:

  1. 拿一張紙,劃分為左右兩半,做兩個列表,左邊是「我有的」,右邊是「我要的」,逐一羅列。
  2. 完成後要儘量客觀地判斷:先劃掉:「我要的」當中那些無法用「我有的」換取的。
  3. 再仔細判斷在剩下的用「我有的」換取那些「我要的」之中,哪些是必需的、必要的、重要的、不可或缺的,並在其中做重點標記。
  4. 還有一個輔助方法,就是想要「我要什麼」的時候馬上提醒自己,接下來要花一些時間思考「我有什麼」。後者會轉瞬間讓你「腳踏實地」。

只要努力,只要勤奮,機會總是存在的。

  

四、現狀無法馬上擺脫

知道現實之後,我們還必須要意識到一件事情:「人們往往會低估環境的巨大能量。」對現狀不滿,急於擺脫現狀,是人們常常不知不覺落入的陷阱。接受現狀才是最優策略。而要想辦法在任何情況下找到情趣,快樂是一種本事。


優秀的人很少對現狀不滿,他們熱愛自己的生活,他們更專注於做事而心無旁騖,他們身處良性循環之中,當然,他們也因此每時每刻都在進步。

  

五、與時間做朋友

我們知道了困境與現實之後,也知道「速成絕無可能」與「只有付出才有收獲」,我們可能接受現狀的能力不完全,但我們可以透過〝時間〞來〝換取〞我們的能力,用我擁有的來換取我想要的。


自一個人開始從事一個職業的那一瞬間起,只要足夠認真、努力,他的能力就不停地積累。反過來,那些落後的人更可能把「反正我的夢想不是這個」當作藉口。

在這邊必須要注意,時間管理是虛假的概念,是不可能完成的任務;時間不會服從任何人的管理,它只會自顧地流逝。毫無疑問,我們無法管理時間。我們真正能管理的,是我們自己。只有接受這個簡單的事實,才有解決問題的希望。


把成功簡單定義為:「用正確的方法做正確的事情,並在最後期限之前漂亮地完成」。與時間做朋友的方法很簡單:用正確的方法做正確的事。最可怕的不是效率不高,而是根本就做錯事。如果做的事情是錯誤的,效率愈高,結果愈糟。怎麼判斷所做的事情是否正確?核心只有一個:看它是否現實。

真正有用的往往是簡單又樸素的道理,例如:現實只能接受。接受現實不容易,例如這世界上資源分布上的「不均」,看上去簡單易懂,但很多人拒絕理解和接受它。他門甚至拒絕使用「不均」這個詞,而是用「不公平」取而代之。

我們必須要知道種種現實,包括:「速成絕無可能」、「只有付出才有收獲」、「完美永不存在」、「未知永遠存在」、「現狀無法馬上擺脫」,都既清楚又簡單,你必須接受 ー 不僅要接受,還要牢記;不僅要牢記,還要堅信,不容半點動搖。

時間是現實的人的朋友,是不現實的人的敵人。你一直在前行,你一直在積累,你一直在成長。


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