21天挑戰 DAY19 《簡單思考》6:無謂之事一概不做

■ 前言:


從前幾篇文章來看,我們就可以意識到,作者是〝隨勢而變〞的;理由也很簡單,因為大時代變化快,再加上資訊行業的變動率又更是高,所以在這個時代最佳的應變措施之一就是〝變〞,只有〝隨勢而變〞才能讓自己找到機會點,更能讓自己保持競爭力;因此,只要是會〝阻礙〞我們〝隨勢而變〞的就措施和方法,就一概避免之。


我們接下來分為兩個層面來講解作者如何讓自己快速隨勢而變,分別為:「計劃與執行」、「制度、規定與行政流程」。

  

  

■ 計劃與執行


我們都知道〝天下武功,唯快不破〞,在商業上更是如此,在作者森川亮看來,〝隨勢而變〞是非常重要的一件事,如果因為計劃和行政流程上會影響團隊快速的變動,而讓我們失去稍閃即逝的機會是非常可惜的事。當然每個企業當然都有自己的行事風格,這樣的做法不見得適合每個企業,但每個企業或事業都要選擇適合自己的做法。

不需要「計劃」:就是因為有計劃,才不懂得變通


網路世界實在變化得太快了,很難正確預測幾個月後的情勢。當市場環境改變,計劃也跟著變更,公司內部因此會產生彼見。每當我改變計劃,就會聽到部份員工的抱怨,即使我解釋:「因為時代改變了,我也沒辦法阿!」他們也很難諒解。我不介意被員工批評,但是最大的問題是改變計劃需要耗費一番心力。因為對我們的業務而言,最重要的關鍵就是如何快速應變。


既然如此,乾脆不要公布計劃。這樣一來,誰也不會發覺計劃有沒有改變,每個人都能快樂的工作,最重要的是,再也不會排斥改變。


不過或許有人會有疑問,作者的做法是完全沒有計劃嗎?沒有計劃怎麼可能,就像一艘大船航行在大海上,沒有方向是不可能前進的;沒錯,所以作者補充說:「嚴格來說,不可能完沒有計劃。我只不過不再對內公開詳細的計劃內容,只告訴各個事業部門的主管希望達成的標準,之後便由各部門自行決定如何進行。」


不過這樣做,還會有人提出質疑:「這樣一來,現場不就會在達到設定的標準後鬆懈下來嗎?」


作者回答說:「會這麼問是這很正常的。不過在 Line 公司有許多充滿熱忱,想要製作出好產品的員工,只要讓他們掌握主導權,就不必擔心出現這種鬆懈的氣氛。更何況,他們對於使用者或市場的變化比任何人都敏感。」


所以想要這麼做是必須有前提的,那就是像足球隊一樣找到適合位的所有優秀人才之後,只需要給他們一個目標即可,實戰的細節這些優秀的人才會自己應變,找出最適合的方式完成任務,創造出好產品,而領導者只需要〝創造能掌握主導權的職場環境〞即可。

  

不要區分計劃者與執行者


其次,作者說:「關於事業計劃,是不可以分〝計畫者〞與〞執行者〞的」。


很多企業都是把這兩者獨立分開,讓計劃者就專注於計劃、執行者就按照計劃執行即可,但是這樣其實會有弊端的。


多數大企業都有負責研擬計劃的人,也就是所謂的「行政管理人員」,有時候行政管理人員的權勢,甚至會高過每天面對使用者、拚命想要做出好產品的現場人員。
最大的弊端就是行政管理人員會〝仗著權勢,以達成計劃〞為目標。例如規劃工作進度,如果經營型態是工序掌控得宜,就能照計劃生產產品,那麼規劃進度是有意義的。但是對於研發新產品的創意工作來說,工作不一定能照表執行。


創意是一種「無中生有」的工作。想不出好的靈感時,就無法有下一步的進展。這本來就是一項不可能「規劃」的工作,若是堅持照長進行,就只能犧牲品質了。


業績目標也是一樣。發現目前的情況不可能照計劃在年終達成業績目標時,只好硬著頭皮推出品質差的產品充數,這不是本未倒置嗎?我們不可能為了達成計劃而製造出產品,最終還是得做出讓使用者滿意的產品。


不僅如此,還會引發一個嚴重的問題,就是〝計劃不容許失敗〞。通常計劃都是由行政人員擬定,再由現場人員實行,如果不能照計劃完成,那就是現場的責任,不會歸咎於行政管理人員。因此,聰明人都想擔任行政管理人員,這才是出人頭地的捷徑。


因此,在 Line 公司裡沒有所謂的行政管理人員。事業主管與現場人員一起討論如何執行工作,並且和各個團隊分享計劃,這就足夠了。當然我們也不會將它書面化,因為團隊人員每天在討論不必特地白紙黑字寫下來,每個人的腦袋裡也都瞭解這項計劃。再加上情況隨時可能會變,將計劃書面化沒有任何意義可言。

我們接下來來講講制度、規定與行政流程。

  

■ 制度、規定與行政流程


光靠「制度」無法成功:標準程序會破壞創造性


或許你常聽到,公司要先制定一個完全的制度和標準化流程 ( SOP ) 等等,才能確保公司能像機器一樣快速運轉,保障品質的生產產品。


想要讓同一件事情有效率地持續運作,建立制度確實是最有效的方式,只要將業務程序化及標準備,便能打造出任何人來做都能出現同樣結果的環境。這個想法是沒有錯的,但必須要考慮中其中一點,那就是大環境,在日本〝人事費用〞是非常高昂的,所以一但人事費用低廉的國家,也建立同樣的制度展開這類業務,我們絕對贏不過人家,如今的時代,再也無法利用制度創造競爭優勢了。


另一方面,由於作者處在網路行業,在這個行業〝快速變動〞是常態,所以已經無法光靠「制度」就能成長。所以在 Line 公司幾乎沒有標準程序。公司只要求現場第一線「比任何公司更早一步推出高品質的產品」,至於做法則完全交給現場人員決定。應該說,做法根本無法標準化,所謂的創造性,完全是屬人主義。


話說回來,該如何打造這種生態系統? 方法只有一個。 為有貢獻的人保持無拘無束的環境,不要強迫他們接受組織的做法,而是由組織配合他們的方式,同時也要容許每個團隊採取不同的工作方式。除此之外,別無他法。


這麼做將培養出公司關鍵的競爭力。因為生態系統不像制度,是第三方難以模仿的體系。所以,我認為難以制度化的部份,正是競爭力的來源。

  

不需要「規定」,捨棄所有阻礙效率的事物


速度決定網路產業的成敗。除非技術差距太大,否則新價值一問世,往往立刻就被抄襲。創造出新價值的同時,也要以最快的速度不斷改良。若是在速度上遠勝競爭對手,就能拉開與對方的距離,這就是網路產業最簡單的必勝法則。


既然如此,該如何提高速度?很簡單,不要畫蛇添足,一切以精簡為原則。無謂的會議、無謂的申請書、耗時的裁決、每天向上司報告…「這些真的有必要嗎?」如果鐼對這一點重新檢視,就會發現許多無謂的規定。把這些去除,便只剩下投入主要工作的時間,想當然耳,速度就會提高到最大限度。


LINE 採用的「足球式」經營管理,只要工程師和設計師在產品概念上取得共識,不必特地製作計劃書,就能立刻著手研發產品。由於權限已移交給現場,現場主管也能當機立斷。決定製作之後,設計師會立即繪製使用者判面工程師再根據設計圖開始進行專案。因為是突然開始跑,速度當然非常驚人。


必須注意的是,不是只取消撰寫計劃書就好。公司若是還殘留注重權限和職責的文化,取消計劃書只會讓現場陷入混亂。如果不充份授權,現場無法做主,還是得等等待上級裁示,浪費寶貴時間,另一方面,光是取消會議、申請書、報告,不一定能提高工作速度,有時反而會造成大亂,造成效率變差。


重要的是,把工作全權交給擁有熱情與技術,一心想做出好產品的野性前鋒,他們每天面對使用者與市場,不必提醒,也非常清楚速度的重要性。就算放任不管,同樣會全速急馳,組織要做的就是持續配合他們。


只要提高底層的水準,就可增加組織的能力。


以往的組織主張,全力幫助「無能的人」,整個組織都能隨之提升。但真的是這樣嗎?倒不如讓前鋒全力衝刺,我們再拚命跟隨,更能激勵大家成長。因此,我的經營目標就是跟得上他們全力衝刺的腳步。

  

不必召開「會議」:建立起授權文化


經常有人說:「愈糟糕的公司愈愛開會。」 我非常同意這點。


如果大部分員工都專注於自己份內的工作,這家公司一定會有亮眼的成績。 重點並不在於「開了會」這個表面事實,而是討論內容與決策的品質。除非事關重大的議題,否則用電子郵件溝通便足夠了。


還有一點,取消會議的重要關鍵便是〝授權〞。


一般來說,職位愈高,要開的會就愈多,主要是因為參與決策的機會變多。但這樣開完一個又一開,根本無法好好做事,倒不如將權力下放,交給值得值賴的下屬,自己就不必親自出席會議,而能把握時間,專注思考只有自己才能決定的重大決策。


由社長率先示範,在公司建立起授權的文化,如此一來,會議自然會減少。

  

不必主動「共享資訊」:讓需要的人自己索取


因為公司內部資訊流通也是近年常討論的話題之一,「公司內部一定要共享資訊,如今這一點儼然成為了常識。」所以公司應該建立完善的制度,讓內部共享公司與各部門的重點課題,目標及業績等資訊,一般認為,這就是經營者的職責。


作者說:「我過去也是這樣,所以會定期加開全公司的主管,舉行會議分享資訊;然而某位業績長紅的優秀主管有一次跟我說:〝這很浪費時間,能不能讓我回去工作〞。


作者這時候才驚覺發現:「這項會議確實只是花時間交代與報告事項而已,沒有任何與使用者價值有關的東西,還不如讓大專注在創造價值的工作上。」


所以公司和各部門的重點課題、目標及業績,只要發佈在公司內部的資料庫就好,基本上想看的人就可以自行瀏覽。


商業應該更簡單。只要提供好的服務,結果一定會愈來愈好。

  

■ 小結:


這一講對我來說收獲很多,以前我在學習管理的時候,總是把管理法則當成〝聖經〞一樣,好好學習他們的管理流程與細節,為什麼他們可以做的這麼好,但隨著書愈看愈多,就愈發現,管理不是適合每一個行業、每一間公司的,而是要先了解〝時代的大背景〞之後,再來思考為什麼這麼做。


作者的做法也是如此,在網路這種快速變化的大時代來講,與其慢慢建立完善的制度,倒如不像足球隊一樣找到合適優秀的人才,讓這些優秀的人得以〝隨機應變〞達成目標。


正如第一講所說的:〝只招募充滿熱忱及能力、能夠滿足使用者需求的員工,並且為他們打造一個無拘無束、得以將自身能力發揮到極致的環境。〞所以無謂之事一概不做包含:〝不需要完整的計劃〞、〝拒絕阻礙效率的規定和破壞創新的制度〞、〝不開無意義的會議〞… 等等,只需要讓打造一個讓他們全力以赴的環境即可。

  


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