《把時間當作朋友》2:了解現實與任務管理

我們來繼續分享《把時間當作朋友》這一本書。上一篇我們講到〝沒有人能管理時間,你真正能管理的只有你自己〞,而我們在執行任務的時候,常常會有一些意外因素 ( 可能是不熟悉、未知領域、過度自度…等等 ) 使得自己陷入困境,為了讓自己如期完成,而迫使我們找尋捷徑,卻也讓自己又陷入了另一個困境。而這一接踵而來狀況使得我們浮躁,而讓事情變得愈來愈糟糕,這個就我們常常面對到的現實。

  

一、現實是什麼


對於沒有辦法接受現實的人來說,只有一種方式能應對,就是逃避。不過雖然現實難以接受,但是要開啟自己的心智,就必須得接受它。哪些現實我們一定要正視呢?下面我們列出了三條。


第一條,速成絕無可能。


無論做什麼事情都需要時間,有些階段就是無法跨越的。

學習新技能,獲得資源,達到目標,改掉壞習慣,都需要時間。既然沒有人能夠速成,那正確的方式是什麼呢?答案就是一個字〝換〞,想要什麼就拿已有的東西去交換。如果什麼資源也沒有,那就要先把手上的資源用好,積累到一定程度,再去換自己想要的。

者還講到了一個輔助手段,就是當你每次想到〝我要什麼〞的時候,馬上提醒自己要去想〝我有什麼〞,這樣能幫助自己戒掉急躁的速成心態。


第二條,完美並不存在。


比如作者在做諮詢工作的時候發現,越是能力差的人,越是有那種不現實的、脆弱的完美主義傾向;越是沒有常識的客戶提出的要求越不靠譜,因為不懂,所以就胡亂提要求,他們的完美全憑想像,所以經常受到現實的打擊,就會表現得很脆弱。

還有很多人因為害怕做不到完美,就遲遲不肯動手,還找藉口說這是做不好就不做的態度。實際上沒有什麼事是一下子就能做到完美的,即使完成的事也不可能完美,我們要接受完美並不存在這個客觀的現實。


第三條,未知永遠存在。


很多人在學習新事物時,害怕未知,希望一切盡在掌握,總想什麼都搞懂,所以常常會給自己帶來巨大的心理壓力。比如有人想做一款App,他就總想把所有的知識全搞懂才開始動手,這就有點像鑽牛角尖,因為總有新的東西是未知的。如果不能接受這一點,就容易產生焦慮,導致失去理智,做出令自己追悔莫及的決定。所以,我們應該先接受未知的存在。

怎麼接受呢?我們可以嘗試把未知分成兩種,一種是永遠解決不了的,這類問題對我們的意義並不大,可以直接忽略;另一種是在可預見的未來也許能解決的,這類問題才是我們要關注的重點,要把精力放在這些問題上。

  

二、任務管理


很多人做事沒效率,容易半途而廢,李笑來認為本質上是任務管理出了問題。如何做好任務管理,我們分享三點心得。

  

第一點是要正確的估算時間。

在時間管理領域有一個法則,意思是說完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間,就算制定計劃的時候考慮到這個法則,也不能避免這種情況發生。為什麼會這樣呢?因為很多人在製定任務時總會忽略一個重要的因素,就是不去判斷自己對這個領域是否熟悉。對於熟悉的領域,因為積累了豐富的經驗,了解各個環節需要的時間,估算起來就相對容易。但是很多任務人們是沒有任何經驗的,在執行的時候就會遇到各種各樣的意外,會發現總有新問題要解決。

那麼怎麼正確地估算時間呢?我們首先要積累各種知識。各學科的知識都是密切相關的,想順利完成任務,只掌握一方面的知識是不夠的,還需要了解跟它相關的各種知識。比如想讀懂一篇英文文章,除了知道單詞的意思,還需要掌握語法知識、邏輯知識、學科背景、文化背景等等。然後,要親自去做一遍,積累經驗,把陌生變成熟悉,這是解決意外的唯一方法。如果還是不由自主地低估完成任務所需的時間,那就假設每件事都要比預想的花費更多的時間,接受這個事實可以避免被截止日期壓迫的恐慌感。

  

第二點是要記錄時間開銷。

在做任務管理時,很多人還有一個困惑,就是不知道自己的時間花在哪了,所以沒法做出合理的任務清單。怎麼解決這個問題呢?李笑來建議通過記錄時間開銷,磨練自己對於時間的感知力。

要做到兩件事。一是記錄〝事件-時間日誌〞,也就是詳細地記錄每天做了什麼事,每件事花費了多少時間,記錄要精確到分。二是堅持記錄,如果只記錄某一天的日誌是沒有用的,要記錄一周、一個月、一年甚至更久。

在開始時,你可能會覺得這麼做有點麻煩,養成習慣的過程也可能會有點辛苦,但是只有盡力去了解時間以後,才能更好地安排時間,充分利用時間。

  

第三點是要建立完整的任務管理流程,包括計劃、列表、預演和驗收。


俗話說〝凡事預則立,不預則廢〞,可見計劃是成功的前提。很多人明白這個道理,也試圖去製定計劃,但最後還是失敗了,為啥呢?因為有些人制定的計劃根本沒有可行性,比如,一個只會 200 個英文單詞的人,想在六個月內,每天只複習 2 個小時,然後在托福考試中拿高分;他們忽略了現實的局限以及積累的作用。

那怎樣制定現實可行的目標呢?李笑來建議先用這兩點來衡量目標是否現實:一是已經有人做到了,二是我與那個人沒有太大的差距。如果符合,立刻行動,在行動中再調整糾錯。對於計劃,李笑來的另外一個建議是做短期計劃而不是長期計劃。一方面是因為製定長期計劃是一件需要長期訓練才能完成的事情,另一方面是因為我們處在一個劇烈變化的年代,誰都無法預料哪怕一周以後會發生什麼。而且,個體本身也在不斷成長迭代,變換想法。所以,制定一個現實可行、方向確定的一周計劃,堅持完成它,對我們來說,比隨意制定一個一年計劃更有意義。當制定計劃的能力積累得足夠多時,再嘗試制定兩週計劃、月計劃甚至更長的計劃。

再來看列表。列表的好處是幫助我們井井有條地組織任務,更高效地利用時間。比如你決定去超市購物,就在列表上列出所有要買的東西,到了超市直奔目標,買完一樣劃掉一樣,這樣既能節省時間,又能防止漏買哪樣東西。那怎麼製作列表呢?建議先要選擇容易攜帶、可以隨時拿出來寫寫畫畫的列表工具,比如紙和筆。列表的內容不必太追求完美,想到了就記下來,只要自己能看懂就行。列表一旦開始執行就要執行到底,即使執行過程中產生了新的想法,也不要隨意改變,而是把新想法放在下一階段列表中,然後繼續把精力放在正在進行的列表中。

我們從小就被教育在做事情之前要做充分的準備,至於準備到什麼程度算充分,大家卻說不太清了。這邊提供了一個方法,就是在具體執行任務之前,針對某一場景進行流程設計和預演。比如,給重要的客戶打電話之前,先確認對方是否方便接電話,列好通話要點,預測對方將會問哪些問題,想好答案,在手邊放上紙筆,隨時記錄通話過程中有價值的信息等等。越是重要的事情就越需要去設計流程,反覆預演每一個步驟,調整細節,這樣做能夠幫我們及時發現問題,減少犯錯,在任務中表現得更出色,這才是我們所說的做最充分的準備。

很多人制定了計劃,也進行了預演,但最後任務還是不了了之,其實本質原因是沒有給自己設立一個驗收機制。怎麼落實這個機制呢?方法是在任務開始前就寫出每一個項目的驗收標準。前面我們討論過,這時候要避免掉入完美主義的陷阱裡,不要給自己設置太高的目標,也不能完全沒有標準,最好是稍微努力一點就能達到的標準。其實等於是給自己的任務加上了一個進度條,完成之後可以前後對比一下,真實的情況和預想的有什麼樣的區別。這種簡單的方法可以讓我們在完成任務時更有耐心,更有成就感,並且會不由自主地更加專注,這樣就能避免做事虎頭蛇尾的情況了。


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