週六. 12 月 10th, 2022
meeting

想要成為一名合格的會議主持人,應該要求自己像牧羊人一樣,把握會議方向,控制會議進程。

問你一個問題:在一個會議場合中,主持人是主角嗎?

先說我的觀點:主持人看似在台前,但實際扮演的是「幕後」角色。所以,主持人不僅不應該是主角,而且存在感應該越低越好。

無論規模大小,這類工作會議都要單獨設立一個主持人,目的是將其與會議決策者區分開來。如果你身兼決策者和主持人兩職,就相當於既要當裁判,又要當運動員。所有人都等著你說話,你自己也會不由自主地多說幾句,那麼這場會議肯定會變成一言堂。

設立專職主持人,其實是為了在一個更可控的情況下推進會議。你可能會問,就是開個簡單的部門例會,也要這麼做嗎?沒錯,團隊再小也應該把主持人的位置騰出來,讓成員輪流當主持人。這不僅僅是對團隊成員的鍛鍊,也會規避團隊領導「自導自演」的情況,並且讓決策者最終的判斷更有分量。

1. 會議主持人=牧羊人

回到會議主持人的角色。之所以在這一部分介紹這項很容易被理解為「自我展現」的溝通工作,其實是為了說明我們對這個角色的定位。沒錯,想要成為一名合格的會議主持人,應該要求自己像牧羊人一樣,把握會議方向,控制會議進程。

聯想一下牧羊人的特點,你就明白了。

  • 首先,他們目標堅定,就是要把所有羊往羊圈里趕。
  • 其次,他們有強烈的責任心,在羊群走散時負責把它們找回來。

我們會發現,那些不是以收攏,而是以展現自我為目標的主持人會遭遇這樣的問題 —— 浪費別人的時間來表現自己,不僅不會給自己加分,還會讓所有人都反感。所以,堅定地「把羊群送往羊圈」,將會議討論引導至一個邊界清晰的範疇。

那麼,帶著牧羊人的自覺,我們結合公式,來看看主持會議的動作要領:

主持會議 = 行為設計 +全程控場

2. 動作一:行為設計

主持好一場會議,前提是清楚會議的目標是什麼。

以下列舉了4種方法,供你參考。

■ 方法一:設計場地

安排會議的召開地點,本身就是主持人和與會人員的一種溝通方式。

舉例來說,如果是在正式的會議室來進行討論,這就代表了一個溝通訊號:今天一定要把事給定下來,時間不會太長,只談具體的事。

如果是在渡假村開會,因為這是一個休閒娛樂的場合開會,其實是在暗示大家可以敞開聊,會議主要是為了促進大家的情感和交流,得出討論成果則是次要的。

可以想見,開會場地的選擇其實傳達了非常豐富的溝通訊息。這是你應該結合會議目標首先把握的。

■ 方法二:設計時間

同理,對於開會時間的設計也蘊含深意。

比如,公司平常9點上班,你告訴大家:「這個會,辛苦大家,上午8點之前一定要到。」潛台詞其實就是會上討論的事項刻不容緩。

但是如果你說:「我們把會議安排到下班後,大家現在都跟家裡打個招呼,可能會很晚。」意即我們需要充分討論,「耗到」大家達成共識為止。

■ 方法三:設計環境

我們可能都有這樣的經歷:進入一個會議室後,發現座位的安排方式跟以往不同,大家要從圍坐一圈變成分小組落座。那我們立刻會意識到,這是一個要進行討論的會議,甚至可能要按組別來競爭。

當然,設計環境不僅體現在位置安排上。有的會議主持人還會把握會場中的其他一些要素。舉個例子,當心思縝密的主持人就會把瓶裝水換成青花瓷的杯子,通過兩排碼放整齊的瓷杯向與會雙方傳達鄭重感、儀式感。

同理,主持人提前在會議桌上準備好筆和紙,就意味著這個會議要討論,要做記錄。當這些本不應該出現在會議室的小道具出現時,無須主持人強調,會議的氛圍也會相應地發生改變。

■ 方法四:設計規則

規則的設計,簡言之是在會前「立規矩」。

需要特別注意的是:

  • 首先,規則要在會前制定。
  • 其次,規則要根據不同的目標和會議形式去設計。不能所有的會都緊張得像拉警報一樣,沒人受得了。

3. 動作二:全程控場

它也可以像行為設計一樣,通過 4 種不同的方法來把握。

■ 方法一:會前積極跑動

會議主持人要做的溝通,80%都發生在會前(比如場地、時間、環境和規則的設計),而不是開會的時候。可以說,會議主持人的一項特權,就是可以在會前發起想做的溝通。比如,你平時和領導溝通的機會不多,但是當你要幫他籌備一個會議時,就可以向領導多請教:「這個會您希望怎麼開?我作為會議主持人,您給我提提要求。有什麼需要我特別注意的嗎?根據您的時間安排,您希望會議多長時間以內結束?」

非常重要的一點是,你要提前與會議上最終做決策的那位領導達成共識。可以想見,會前積極跑動,與領導碰一碰上述事項,是非常有必要的。除此之外,你還可以提前制定會議議程,和主要的與會者做一輪溝通。這其實是「收集」大家情緒和意見的過程。

■ 方法二:開場自我賦能

第二個控場的辦法是準備好開場白,在會議一開始就向所有與會者傳遞一個強烈而清晰的信號:「我是主持人,由我把握會議程序,你們都要遵守我制定的會議規則。」進而起到自我賦能的作用。

會議目標可以是與時間相關的,比如「今天就談一個小時」;

也可以是與議題相關的,比如「我們要討論這幾件事」;

當然也可以是與討論方式相關的,比如「我希望這個會議人人都能發言」。

這些設計都可以起到給自己賦能的作用。

■ 方法三:會中敢於干預

如果我們設計好開場白,並且提前積極跑動,會議通常就可以順利推進下去。然而,我們常常會在開會半途遇到一些突發情況。比如,在一場需要集思廣益的會上,除了事先找的內應,大家都不吭氣;再比如,大家的討論過於發散,偏離原定的會議目標,等等。

這就需要我們利用控場的第三種方式 —— 「會中敢於干預」,來解決上述問題。這也是主持人非常重要的職責。

而當討論過於發散,變成「跑題大會」時,你可以使用這些技巧。

首先,提醒時間。

像這樣說:「大家聊得這麼愉快,但是我不得不提醒大家一下,咱們這個會可只剩20分鐘了,得抓抓緊。」用時間來製造緊迫感。

其次,叫暫停。

這也是主持人的特權。「先停一下,回過頭來看一下會議目標,咱們剛才的討論是不是還鎖在這個目標上?咱們收攏一下。」等大家冷靜下來,重新思考問題。

再次,吹犯規。

發散往往是因為有人不按照規矩發言。比如,一個人老是打斷另外一個人的發言,話題就容易被帶偏。如果會前已經「立規矩」,規定「任何人發言不打斷」的話,主持人在會上就要敢於指出對方犯規了。這樣既能保證會議效率,也能保護我們規則的效力。

■ 方法四:結束出口成章

我認為,好的會議總結本質上就是口述一份會議紀要,其中不會有態度或者感受層面的東西,只是就事論事而已。看起來很簡單,但在一名優秀的主持人口述完會議紀要以後,給大家最直觀的感受應該是:「主持人腦子太清楚了,剛才這麼一段亂討論,他居然不費吹灰之力地總結出來了。」

當然,「不費吹灰之力」是有技巧打底的。

  • 首先,主持人要高度管理自己的注意力,在每個討論環節結束時將形成的決議記在筆記本上,或是填寫進格式化的表格裡。
  • 其次,主持人要提及所有人的意見。
  • 最後,主持人訶以巧妙地表達自己個人的想法。

4. 小結

  • 記住「會議主持人就是牧羊人」的意象,鞭策所有的與會者在有限時間內達成會議目標。
  • 可以用一些非語言的方式向與會者傳遞信號。方法包括:設計場地、設計時間、設計環境、設計規則。如果你善於舉一反三,你會發現,這些行為設計適用於職場的方方面面。
  • 要對會議全程控場,方法包括:會前積極跑動,開場自我賦能,會中敢於干預,結束出口成章。

By gimmy

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